Письмом Федеральной налоговой службы от 17.05.2016 № АС-4-15/8657 разъяснено, что в случае запроса налоговым органом подлинника документа, составленного в бумажной форме, представление взамен его электронного скан-образа недопустимо даже в случае подписания его усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон.
В обоснование позиции указано, что согласно ст.ст. 153 и 161 Гражданского кодекса Российской Федерации, действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме. В соответствии с п. 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) подлинником документа является первый или единичный его экземпляр.
Таким образом, подлинником может быть признан только тот экземпляр, который оформлен на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление.